Вы не храните сообщения электронной почты? Значит, вы не готовы к блоггингу

Вы не храните сообщения электронной почты?  Значит, вы не готовы к блоггингу

Американские корпорации работают в обстановке повышенного внимания со стороны регулятивных органов и крайне часто подвергаются опасности судебных исков. Поэтому вызывает беспокойство тот факт, что многие компании не практикуют сохранение и архивацию электронных деловых записей согласно официальным письменным правилам. По результатам исследования, проведенного Американской ассоциацией менеджмента и организацией ePolicy Institute, лишь в 35% компаний США действуют правила сохранения электронных писем.

А как организованы сохранение и архивация деловых записей из электронной почты и удаление малозначимых сообщений в вашей компании? Вы ввели письменные правила по сохранению и удалению электронных писем, ознакомили сотрудников с этими правилами, задействовали современные технологические средства, чтобы обеспечить соблюдение ваших требований? Если нет, то вы не готовы к блоггингу.

Пусть внедрение программы по управлению блогами станет поводом пересмотреть правила использования всех средств электронной коммуникации в вашей организации. Прочитать остальную часть записи »

Не пускайте на самотек ведение блогов и сохранение записей из них

Не пускайте на самотек ведение блогов и  сохранение записей из них

Если финансовые фирмы, компании из сферы здравоохранения и прочие организации, деятельность которых регулируется государством, не управляют содержимым блогов и не сохраняют деловые записи из них (посты авторов и комментарии читателей) согласно нормативам, то рискуют столкнуться с многомиллионными штрафами, уголовными обвинениями, гражданскими исками, паникой среди инвесторов и массированной антирекламой, могут испортить свою репутацию, наконец. Такие проблемы то и дело возникают при аналогичных нарушениях в случае с письмами, пересылаемыми по e-mail, и другими электронными деловыми записями.

Рассмотрим два недавних примера из отрасли финансовых услуг. В 2005 году фирма JPMorgan выплатила в общей сложности 2,1 миллиона долларов Комиссии по ценным бумагам и биржам, Нью-Йоркской фондовой бирже и Национальной ассоциации дилеров по ценным бумагам для урегулирования спора о сохранении сообщений электронной почты. Прочитать остальную часть записи »

Создайте команду и продумайте план реагирования на иски

Создайте команду и продумайте план реагирования  на иски

Если у вас еще нет стратегического плана реагирования на иски, который помог бы вам шаг за шагом пройти процесс истребования документов, вы не одиноки. 83% адвокатов, опрошенных Ассоциацией американских юристов в 2000 году, сообщили, что их клиенты пока не ввели процедуры на случай истребования электронных данных.

Уже сегодня вам нужно приготовиться к тому, что завтра вас попросят предоставить деловые записи из блогов. В рамках общей программы управления блогами сформируйте команду реагирования на иски. Ее примерный состав таков: ваш юрисконсульт, специалист по контролю над соблюдением законодательных и нормативных требований, директор по технологиям и HR-директор. Поручите команде реагирования на иски выполнять ряд задач: следить, чтобы сотрудники соблюдали письменные правила и принципы использования блогов; установить правила сохранения электронных данных; немедленно прекратить уничтожение электронных данных, как только вы узнаете о том, что, возможно, против вас готовится иск; в нужной форме предоставить истребованные судом посты из блогов или другие электронные документы. Прочитать остальную часть записи »

Ознакомьте сотрудников на должностях, подлежащих госконтролю, с рисками и правилами блоггинга

Ознакомьте сотрудников на должностях, подлежащих  госконтролю, с рисками и правилами блоггинга

По данным Американской ассоциации менеджмента и организации The ePolicy Institute, целых 43% людей на должностях, подлежащих госконтролю, или не придерживаются нормативных требований относительно сохранения электронной почты, или не уверены, что выполняют их. Как сообщает исследовательская компания Osterman Research, только 29% компаний, деятельность которых регулируется государством, убеждены, что по закону обязаны сохранять сообщения электронной почты в течение минимально предусмотренного срока. Если во многих подобных компаниях работники все еще не освоили правила сохранения электронной почты, какова вероятность того, что они будут правильно сохранять посты и комментарии в блогах?

А какие меры приняла ваша организация, чтобы ее сотрудники, которые занимают подлежащие госконтролю должности, выполняли правила? Убедитесь, что люди, занимающие в вашей компании посты, на которые распространяются государственные или отраслевые требования, знают, понимают и выполняют все нормативные правила относительно характера электронных данных (включая записи в блогах), их использования и хранения. Прочитать остальную часть записи »