Деловая запись — это всегда деловая запись

Деловая запись - это всегда деловая запись

Суды и регулятивные органы не делают различий между электронными деловыми записями, например постами в блогах и электронными письмами, с одной стороны, и традиционными записями на бумаге (сделанными от руки заметками в деловых дневниках и печатными документами, которые хранятся в металлических картотечных шкафах) — с другой.

Деловая запись — это всегда деловая запись, и она оценивается по содержанию (по тому, что в ней говорится), а не по типу технологии, примененной для ее создания.

Все организации — вне зависимости от их отраслевой принадлежности, количества сотрудников, статуса (открытая или закрытая акционерная компания, регулируемая или не регулируемая государством фирма) — обязаны сохранять деловые записи из блогов для деловых потребностей, а также для соблюдения законодательных и нормативных требований.

Если против вашей организации или сотрудника подается иск, возможно, в блогах содержатся доказательства, необходимые юристам — или вашим, или выступающим с другой стороны. Прочитать остальную часть записи »

Что такое деловая запись в блоге

Что такое деловая запись в блоге

Не каждый пост или комментарий в блоге становится деловой записью. Ведь деловая запись, опубликованная в блоге или созданная каким-либо другим образом, — это документ, содержащий доказательства связанных с бизнесом действий, событий, сделок, переговоров, покупок, продаж, найма и увольнения сотрудников и т.д. Если пост в блоге имеет исключительно личный характер, то есть не относится к бизнесу, он вряд ли станет деловой записью.

Размещенная сотрудником в блоге компании фотография щенка или рассказ о семейном отпуске, скорее всего, не является деловой записью, подлежащей хранению. Но если сотрудники пишут в блогах о своей организации, ее персонале, продукции, услугах, поставщиках, клиентах, методах найма работников, сделках и любых других деловых вопросах, они создают электронные деловые записи, которые организация должна сохранять, архивировать и оперативно предоставлять юристам или аудиторам в случае судебного иска или расследования, проводимого регулятивным органом. Прочитать остальную часть записи »

Универсального определения деловой записи нет

Универсального определения деловой записи нет

Стандартного, универсального определения деловой записи нет. Поэтому каждая организация должна сама вывести четкую формулировку вышеупомянутого термина, убедиться в том, что сотрудники понимают ее, и далее следить, чтобы они выполняли нужные действия. Это необходимо для защиты деловых, юридических интересов организации и выполнения нормативных требований. Определение может быть одним для всей организации или варьироваться в зависимости от отдела. Например, организации нужно больше одного определения электронной деловой записи, если на лиц, занимающих в ней определенные должности, распространяется действие особых нормативов, государственных или отраслевых. Такие сотрудники должны управлять содержимым блогов и хранением записей согласно нормативным требованиям, а также правилам, принципам и процедурам самой организации.

Защищайте конфиденциальную и не подлежащую разглашению информацию

Защищайте конфиденциальную и не подлежащую  разглашению информацию

Компании, деятельность которых регулируется государством, обязаны не только сохранять, архивировать и предоставлять ответственным органам посты из блогов и другие электронные деловые записи, но и защищать собственную конфиденциальную информацию и закрытую личную информацию своих клиентов.

Эти организации должны хранить в тайне сведения, не подлежащие разглашению. К числу таких организаций — мы рассматриваем ситуацию в Америке — относятся, например, фирмы, оказывающие финансовые услуги и поэтому вынужденные выполнять требования Нью-Йоркской фондовой биржи, Национальной ассоциации дилеров по ценным бумагам, Комиссии по ценным бумагам и биржам и «Закона Грамма-Лича-Блайли» (GLBA); открытые акционерные компании, которые должны соблюдать «Закон Сарбейнса- Оксли» (SOX); организации из сферы здравоохранения, которые подпадают под действие «Закона о преемственности страхования и отчетности в области здравоохранения» (HIPAA). Прочитать остальную часть записи »

Соблюдайте «Закон Грамма-Лича-Блайли» (GLBA)

Соблюдайте «Закон Грамма-Лича-Блайли» (GLBA)

GLBA в Америке так же важен для финансовой отрасли, как HIPAA — для сферы здравоохранения. По GLBA, финансовые учреждения обязаны защищать неприкосновенность частной жизни клиентов и их личной, не подлежащей разглашению информации. Хотя Конгресс пытается защитить неприкосновенность частной жизни, в том числе регламентируя подотчетность компаний тем или иным органам власти, многие организации еще не разобрались ни в GLBA, ни в других нормативных требованиях, федеральных и региональных. Согласно опросу, который провела компания Harris Interactive Research, целых 85% работников, в том числе менеджеров, имеющих доступ к конфиденциальным данным клиентов, не знают, что в соответствии с GLBA обязаны защищать информацию потребителей и нарушения этого закона караются штрафами и тюремными сроками.

Ознакомление персонала с регулятивными нормами необходимо, чтобы обеспечить их соблюдение. Руководству компании не следует надеяться на то, что сотрудники сами ознакомятся с правилами и нормативами, поймут важность их выполнения и меру своей ответственности. Прочитать остальную часть записи »