Сотрудники должны знать требования

Сотрудники должны знать требования

В нашу эпоху таблоидов людям кажется, будто они могут говорить что угодно. Но право на свободу слова предполагает иное… Нельзя говорить все, что хочется.

Asbury Park Press

Невозможно полностью исключить риски, связанные с биз-нес-блогами: некоторые действия сотрудников, совершенные по ошибке или намеренно, могут привести к катастрофе. Но если работодатель хочет добиться полного выполнения правил блоггинга, он должен подготовить к этому персонал.

Большинство работодателей не дает сотрудникам достаточной информации о правилах и рисках электронной коммуникации. По данным опроса 2004 года, лишь немногим больше половины работодателей (54%) учат сотрудников выполнять правила использования электронной почты. Но не все так плохо, ведь в 2001 году этот показатель составлял всего 24%, то есть количество работодателей, знакомящих сотрудников с правилами электронной коммуникации, с тех пор увеличилось более чем в два раза.

На основе юридического принципа субститутивной ответственности работодателю, возможно, придется отвечать за правонарушения, совершенные его сотрудниками по незнанию или намеренно. И помните: то, что в компании приняты письменные правила и ее сотрудники официально с ними ознакомлены, обычно производит благоприятное впечатление на суд и регулятивные органы.

Возможно, вашей организации когда-нибудь придется доказывать в суде, что она ответственно проводит всестороннюю официальную программу по управлению рисками блогов, включающую в себя ознакомление персонала с письменными правилами и контроль над их выполнением. Поэтому обязательно потребуйте, чтобы все сотрудники-блоггеры подписали заявление с указанием даты, подтверждающее то, что они были официально ознакомлены с правилами, принципами и процедурами блоггинга в вашей организации, поняли их и согласны их выполнять или понести ответственность (вплоть до увольнения).

Непременно полностью сохраните материалы, связанные с инструктированием персонала по поводу ведения блогов. Будьте готовы в случае иска быстро предоставить следующее:

— письменные правила и принципы ведения блогов (на каждой новой редакции должны быть проставлены дата и номер);

— литературу и материалы по обучению блоггингу (пособия и планы занятий инструктора, рабочие тетради участников, сценарии и презентации в формате PowerPoint, материалы для раздачи и т.д.);

— заявления с указанием даты, подтверждающие ознакомление сотрудников с правилами (такую бумагу должен подписать каждый участник программы);

— видео- и/или аудионосители с записями подготовительных занятий;

— заархивированные веб-касты подготовки (если она проводится через Интернет);

— все остальные записи, связанные с программой подготовки к ведению бизнес-блогов организации.

Основой обучения должны стать правила и принципы ведения блогов в вашей организации

Чтобы постоянная подготовка сотрудников приносила плоды как часть программы по управлению блогами, она должна использоваться вместе с письменными правилами и принципами блоггинга, принятыми в вашей организации. Эффективнее всего полная и регулярная подготовка персонала. В общем случае — делайте скидку на связанные с блогами риски, правила, принципы, ресурсы и процедуры, имеющие место в вашей организации, — подготовка сотрудников к ведению блогов должна включать в себя изучение ряда тем.

1. Риски и ответственность, связанные с блогами. Расскажите о рисках, которым подвергается организация, отрасль и сами сотрудники-блоггеры (иски к работодателям и сотрудникам, расследования со стороны регулятивных органов и налагаемые ими штрафы, нарушения требований безопасности и раскрытие коммерческой тайны, падение производительности, атаки блог-моба, антиреклама, увольнение сотрудников и т.д.).

2. Содержимое блогов.

Объясните, что бизнес-блоги предназначены главным образом для раскрытия деловых тем. Уточните, какой контент (включая формулировки и темы) при ведении блогов как в офисе, так и дома сотрудникам разрешено использовать, а какой запрещено.

3. Указания по предотвращению сексуальных домогательств и дискриминации.

Неприемлемые посты в блогах могут вызвать юридические претензии из-за сексуальных домогательств, дискриминации по половому признаку и создания враждебной рабочей обстановки. Обязательно подчеркните, что недопустим даже малейший намек на сексуальные домогательства и дискриминацию в постах, которые сотрудники публикуют в личных и бизнес-блогах.

4. Правила этики и кодекс поведения сотрудников. Ознакомьте персонал с правилами этики, действующими в организации, и с кодексом поведения сотрудников. Они должны понять, что эти указания также применяются к использованию блогов в офисе и дома.

5. Законодательство об авторских правах. Сформулируйте определение термина «авторские права» для сотрудников: возможно, они не понимают принципа охраны авторского права. Ознакомьте работников с законодательством об авторских правах, с его нарушениями и с наказаниями, которым подвергаются организация и сами блоггеры за размещение материалов, охраняемых авторским правом, без разрешения их владельцев.

6. Коммерческие тайны и конфиденциальная информация.

Не думайте, будто всем сотрудникам известно, какие материалы организация считает конфиденциальными или, во всяком случае, ценными. Дайте определение терминам «коммерческая тайна», «конфиденциальная информация», «внутренние данные» и «интеллектуальная собственность». Опишите, как следует обращаться в блогосфере с конфиденциальными материалами, принадлежащими организации, ее деловым партнерам, клиентам и другим третьим лицам. Расскажите, каким юридическим и финансовым рискам подвергается организация в случае разглашения коммерческих тайн. Наконец, объясните, чем опасно для блоггеров разглашение коммерческой тайны в бизнес-блогах организации или в их личных блогах: оно ведет к дисциплинарным взысканиям, увольнению и искам.

7. Первая поправка и неприкосновенность частной жизни. Неправильно истолковывая такие понятия, как свобода слова, неприкосновенность частной жизни и собственности, многие блоггеры оказываются в опасной ситуации. Сообщите сотрудникам, каковы их права при ведении блога в офисе или дома, и расскажите им о правилах организации и об обязанностях, которые на нее возлагаются. Объясните, что Конституция не дает блоггерам права писать что захочется о ком угодно и когда угодно. Объясните подчиненным, что такое диффамация и какие риски, например угрозу увольнения сотрудника, создает диффамационный пост в блоге.

Если ваша организация практикует принцип найма по желанию, объясните его смысл с точки зрения гарантии занятости сотрудников. Они обязательно должны осознать, что руководство имеет право уволить их и поступит именно так, если они разместят в блогах контент (в офисе, с помощью компьютерной системы организации, или дома, на своем компьютере в свободное время), нарушающий правила и принципы организации, сформулированные в письменном виде.

8. Аспекты мониторинга.

Расскажите, что сотрудники не могут рассчитывать на неприкосновенность частной жизни при размещении записей в блогах в рабочее время или дома на отдыхе, так как у организации есть законное право отслеживать содержимое их личных и бизнес-блогов. Сообщите сотрудникам, что они будут подвергаться дисциплинарным взысканиям (вплоть до увольнения) при нарушении установленных организацией правил и принципов блоггинга или любых ее письменных указаний.

9. Деловые записи из блогов.

Четко объясните подчиненным, что такое деловая запись, почему организации необходимо сохранять деловые записи из блогов, какова роль отдельных сотрудников в процессе сохранения блогов и как в случае иска неприемлемая информация в блоге сотрудника может нанести вред организации и поставить виновного в неприятное положение.

10. Нормативные правила.

Убедитесь, что сотрудники, занимающие должности, которые подвергаются госконтролю, ознакомлены с нормативными правилами относительно характера блогов, их использования и сохранения и выполняют эти нормативы.

11. Выгоды бизнес-блогов.

Расскажите, как организация и сами сотрудники-блоггеры могут использовать бизнес-блоги с наибольшей эффективностью.

12. Подготовка блоггеров.

Чтобы успешно вести блог, нужно учитывать отличия публикуемых в нем записей от деловых текстов других типов. Сообщите сотрудникам-блоггерам, что новые материалы им нужно размещать часто — в идеале каждый день, но точно не реже чем раз в неделю. Опишите особенности подачи информации в блогах. Скажите бизнес-блоггерам, что они должны писать ненавязчиво и от первого лица. Не забудьте о практических подробностях. Все, что пишут ваши сотрудники в электронной форме или на бумаге, влияет на доверие к вашей организации и отражает их профессионализм. Поэтому орфография, грамматика и пунктуация по-прежнему важны, несмотря на присущую блогосфере неформальность.

13. Спамовые комментарии и сплоги.

Расскажите о спаме в блогах. Научите сотрудников распознавать спамовые комментарии и сплоги и объясните, как и почему действуют их авторы. Запретите работникам кликать по ссылкам со сплогов и из спамовых комментариев. Дайте вашим подопечным понять, что им нельзя заниматься сплоггингом или размещением спамовых комментариев в личных и бизнес-блогах. Подчеркните, что нарушителей ждут дисциплинарные взыскания (вплоть до увольнения).

1. Суды и регулятивные органы ценят инициативу работодателей, которые последовательно знакомят сотрудников со всеми правилами и принципами блоггинга.

2. Чтобы письменные правила и принципы блоггинга соблюдались, работодателю нужно ознакомить с ними персонал и внедрить технологические средства для их соблюдения. Это может предотвратить судебные иски против работодателя и сотрудников и снизить риск возникновения других проблем, связанных с блогами.

3. В основе подготовки сотрудников должны лежать официальные правила по ведению блогов и письменные принципы блоггинга.

4. Ознакомление с правилами по ведению блогов должно проводиться в рамках постоянной образовательной программы. Одного мероприятия недостаточно.

5. Обучайте каждого сотрудника-блоггера. Если блоги ведут СЕО и другие старшие руководители, они тоже должны пройти подготовку.

6. При подготовке персонала к блоггингу подчеркивайте, что правила и принципы блоггинга, как и все другие правила организации, действуют вне зависимости от места и времени — и в офисе (в рабочие часы), и дома (при ведении онлайн-дневника на собственном компьютере сотрудника).

7. После прохождения подготовки все сотрудники должны подписать заявление с указанием даты, подтверждающее то, что они были официально ознакомлены с правилами, принципами и процедурами блоггинга в организации, поняли их и соглашаются их выполнять или понести ответственность (вплоть до увольнения).

8. Возможно, вашей организации когда-нибудь придется доказывать в суде, что она ответственно ведет полную официальную программу по управлению рисками блогов, включающую в себя ознакомление персонала с письменными правилами и контроль над их выполнением. Поэтому полностью сохраните всю литературу, материалы и записи, связанные с программой по подготовке персонала к блоггингу, чтобы предоставить их суду по первому требованию.

Читайте так же:

Комментарии запрещены.