Лучшие приемы внедрения правил для блогов

Лучшие приемы внедрения правил для блогов

Чтобы сотрудники предельно точно выполняли правила для блогов, а риски, которым подвергается организация, снизились до минимума, включите в свою программу блогов двенадцать лучших приемов, перечисленных ниже.

1. Определите письменные правила для бизнес-блогов вашей организации.

Если у вашей организации есть внутренние или внешние блоги, в которых ее сотрудникам разрешено оставлять комментарии (деловые и/или личные), вы должны определить четкие правила относительно характера этих блогов и их использования, об употребляемых в них формулировках и следить за выполнением ваших требований. Сотрудники должны усвоить, какие формулировки и какие сведения разрешено размещать в блогах организации, а какие нет. В 23% организаций действуют правила о публикации личных постов в корпоративных блогах. Решите, какие правила должны действовать в отношении деловых и личных постов, и ознакомьте сотрудников с этими правилами. Напомните подчиненным, что контент блога должен соответствовать принятым в организации правилам о предотвращении домогательств, преследований и дискриминации, ее этическим нормам, кодексу поведения, положениям договоров о конфиденциальности и другим рабочим правилам. Чтобы содержимое блога не привело к подаче иска против работодателя или сотрудника, падению акций компании, расследованию со стороны регулятивного органа или ажиотажу в СМИ, запретите своим сотрудникам размещать критические или диффамационные комментарии об организации, ее продуктах, услугах, сотрудниках, руководителях, конкурентах, партнерах, поставщиках и клиентах и пр.

2. Установите правила по использованию личных блогов сотрудниками.

Работники должны понять, что все письменные правила и принципы организации применяются как к бизнес-блогам, которые ведутся на работе, так и к личным онлайн-дневникам. Если вы разрешили сотрудникам вести личные блоги в офисе, сообщите им, что компьютерная система — собственность компании и им не следует ожидать неприкосновенности частной жизни при ведении таких блогов. При необходимости введите ограничение на время, которое сотрудники могут посвящать личному блоггингу, не связанному с бизнесом. Согласно исследованию Американской ассоциации менеджмента и ePolicy Institute, 20% организаций уже внедрили правила по ведению личных блогов сотрудниками в рабочее время.

Сообщите подчиненным, что в личных, не связанных с бизнесом блогах, которые они ведут вне офиса, нельзя обсуждать вашу организацию, ее сотрудников, клиентов, деловых партнеров, поставщиков или других третьих лиц, связанных с организацией; размещать относящуюся к компании информацию; использовать логотип, торговые марки, рекламные лозунги и другие охраняемые авторским правом материалы организации и каким-либо другим образом нарушать правила для блогов и корпоративные принципы компании.

Сотрудники обязательно должны понять, что принцип свободы слова не распространяется на блоггеров и нарушение правил организации на работе или дома — путь к увольнению.

3. Охраняйте профессиональные и личные тайны. Защищайте коммерческие тайны своей организации и не-прикосновенность частной жизни ее служащих, следя за выполнением правил обнародования конфиденциальной информации в личных и бизнес-блогах сотрудников. Не позволяйте работникам-блоггерам размещать информацию, которая способна повредить репутации компании и вообще нанести какой-либо ущерб ей самой, ее руководителям, персоналу, клиентам, партнерам или поставщикам. Не позволяйте сотрудникам публиковать охраняемые авторским правом материалы без письменного разрешения их собственника и тем самым нарушать законодательство.

Установив правила для блогов, проведите подготовку сотрудников: ознакомьте их с правилами относительно коммерческих тайн, конфиденциальности, авторских прав и неприкосновенности частной жизни. Работники должны понимать, какую информацию организация классифицирует как конфиденциальные данные, коммерческую тайну, интеллектуальную собственность и т.д. и какие наказания ждут нарушителей правил (а наказания могут быть суровыми — вплоть до увольнения).

4. Запретите анонимный блоггинг.

Не позволяйте сотрудникам размещать посты анонимно — с использованием псевдонимов. Анонимность создает атмосферу, в которой у некоторых людей возникает соблазн написать нечто безответственное, оскорбительное или как-то еще нарушить нормативы или законы. Такое поведение противоречит честному и открытому характеру блогосферы.

Если сотрудник пишет о деловых вопросах в бизнес-блоге, он должен указать свое имя и должность, а если рассказывает о бизнесе в личном блоге (строго в соответствии с правилами и принципами организации), то также обязан назвать свое имя, упомянуть о том, какое отношение имеет к описываемой им компании, и написать, что выражает лишь свою точку зрения как частное лицо и организация не обязательно ее разделяет.

Суды по-разному реагируют на просьбы организаций-истцов заставить интернет-провайдеров разгласить личные данные анонимных блоггеров, которых обвиняют в размещении диффамационных заявлений. Пока суды не вынесут официальное заключение по этому вопросу, для защиты своих интересов работодателю лучше запретить использование псевдонимов в бизнес-блогах и личных блогах, где анонимные блоггеры могут нанести ему вред.

5. Дайте блоггерам указание использовать правовую оговорку.

Требуйте, чтобы сотрудники, которые ведут личные блоги или оставляют личные комментарии в бизнес-бло-ге организации, публиковали правовую оговорку о том, что организация не обязательно разделяет их взгляды. Например, IBM придумала для сотрудников-блоггеров такую оговорку: «Посты на этом сайте — мои собственные и не обязательно отражают позицию, стратегии или мнение IВМ». Трудно предсказать, защитит ли правовая оговорка организацию от ответственности, но она точно не помешает.

6. Научите блоггеров общаться с журналистами. Программа бизнес-блогов вашей организации может вызвать дополнительные вопросы у сотрудников СМИ. Согласно ежегодному опросу, который совместно проводят компания Euro RSCG Magnet и Колумбийский университет, 28% журналистов черпают из блогов материал для составления ежедневных репортажей. А еще 70% репортеров используют блоги для поиска сюжетов, проведения исследований и получения свежих новостей.

Зная, что представитель прессы может напрямую обратиться к блоггерам из вашей компании, обязательно предусмотрите правила их поведения в таких случаях. Например, некоторые организации просят сотрудников-блоггеров направлять всех репортеров в PR-отдел. Чтобы подстраховаться, рассмотрите возможность официальной подготовки всех блоггеров к общению со СМИ, чтобы они были готовы правильно отвечать на связанные с постами вопросы журналистов.

7. Установите финансовые правила.

Открытые акционерные компании должны тщательно следить за тем, чтобы их сотрудники-блоггеры случайно или намеренно не делали конфиденциальные финансовые материалы достоянием посторонних. С помощью письменных правил и официальной подготовки подробно объясните сотрудникам, имеющим доступ к данным о финансах и об отношениях с инвесторами, что можно, а что нельзя рассказывать людям со стороны и какие наказания ждут организацию и ее работников, нарушающих нормативные и корпоративные правила о содержимом постов и разглашении информации.

8. Требуйте, чтобы блоггеры сохраняли деловые записи.

Посты и комментарии в блогах могут стать деловыми записями, и организация должна их сохранять и архивировать как для деловых потребностей, так и для соблюдения законов и нормативов. Нужно, чтобы ваши правила о содержимом записей блогов и их сохранении напоминали сотруднику о том, что его посты и комментарии следует сохранять и в случае необходимости передавать суду или регулятивному органу. Подчеркните, что наполнение бизнес-блогов должно касаться профессиональных, деловых тем и быть безвредным для организации и отдельных блоггеров; это необходимо на тот случай, если оно когда-нибудь станет доказательством в суде.

9. Объясните сотрудникам, как реагировать на спамовые комментарии и сплоги.

В письменных правилах должно быть указано, что при использовании бизнес-блогов организации ее сотрудникам-блоггерам запрещается щелкать по ссылкам спамовых комментариев или сплогов. Также сообщите подчиненным, что им нельзя размещать спамовые комментарии или заниматься сплоггингом ни в бизнес-блогах организации, ни в своих личных блогах, а нарушители будут уволены и могут стать ответчиками по уголовным или гражданским искам.

10. Обязательно ознакомьте сотрудников с правилами, действующими в отношении ваших корпоративных блогов. Правила бесполезны, если их никто не знает. В ходе недавнего опроса 94% работников в Великобритании сообщили, что наниматель не дал им информации о внутренних правилах для блогов. А еще 64% респондентов уверены, что нужно запретить увольнение сотрудников за написание постов об их компаниях. Возможно, если бы работодатели подробнее рассказывали персоналу о связанных с блогами рисках, правилах, принципах и процедурах, то сотрудники-блоггеры лучше понимали бы и свои права, и обязанности работодателей.

Установление правил для блогов в вашей организации — хороший повод напомнить сотрудникам обо всех правилах работы, в том числе о мерах по предотвращению сексуальных домогательств и дискриминации, об этических нормах, кодексе поведения сотрудников и положениях договоров о конфиденциальности. Ваши подчиненные должны понять: что бы они ни делали — будь то ведение блогов, переписка по электронной почте или разговоры по телефону, — все рабочие правила действуют в каждом из этих случаев, а нарушение есть нарушение.

11. Применяйте технологии для решения проблем с персоналом.

Если вы отслеживаете содержимое личных и бизнес-блогов сотрудников, это должно быть указано в ваших правилах. Получите от каждого сотрудника подписанное им подтверждение с указанием даты, в котором будет сказано, что он позволяет руководству отслеживать свою деятельность в его личных и бизнес-блогах. Иногда осознание того, что Большой брат заглядывает через его плечо в блог, само по себе заставляет сотрудника соблюдать все нужные правила.

12. Требуйте, чтобы сотрудники официально приняли правила и принципы ведения блогов.

Каждый сотрудник должен подписать подтверждение с указанием даты, в котором будет сказано, что он прочитал принятые организацией правила для блогов (включая правила и процедуры сохранения сообщений и мониторинга), понял их и согласен их соблюдать или понести ответственность (вплоть до увольнения). В идеале этот документ должен быть подписан после официальной подготовки сотрудников к соблюдению правил. Пусть распечатки всех этих подтверждений хранятся у специалиста по контролю над соблюдением законодательных и нормативных требований или у HR-менеджера. И если против вашей организации подадут иск, подписанные сотрудниками подтверждения с указанием даты могут подтвердить ее серьезное отношение к выполнению правил для блогов.

1. Какие бы блоги ни вела ваша организация — внутренние, предназначенные только для сотрудников, или внешние, которые могут читать ее клиенты и прочие лица, — крайне важно сформулировать письменные правила и принципы, чтобы контролировать программу стратегического управления блогами.

2. Чтобы несколько ограничить возможную ответственность, разрабатывайте и внедряйте полные правила и принципы относительно содержимого блогов, формулировок, конфиденциальности, авторских прав, диффамации, неприкосновенности частной жизни, мониторинга записей, соблюдения требований, личного использования онлайн-дневников, сохранения постов и комментариев, нормативных правил и дисциплинарных взысканий и т.п.

3. Примените лучшие приемы, а именно три «О» управления рисками блогов: а) определите правила; б) ознакомьте сотрудников с правилами; в) обеспечьте выполнение правил, предусмотрев наказания за их нарушение и применяя технологии контент-менеджмента и мониторинга блогов.

4. Раздайте печатные экземпляры письменных правил для блогов всем сотрудникам-блоггерам, включая СЕО и других старших руководителей. Потребуйте, чтобы каждый сотрудник подписал свой экземпляр с указанием даты и тем самым признал, что прочитал документ, понял его и согласен соблюдать все связанные с блогами правила и принципы или подвергнуться дисциплинарному взысканию (вплоть до увольнения).

5. Если вам кажется, что не все сотрудники хотят придерживаться правил относительно содержимого блогов и их использования, подумайте о применении технологического решения (средств контент-менеджмента и мониторинга) для решения этой проблемы.

Читайте так же:

Комментарии запрещены.