Как долго нужно хранить деловые записи из блогов?

Как долго нужно хранить деловые записи из  блогов?

Возможно, на содержимое блогов вашей организации распространяется действие определенных законов или нормативов. Так, например, согласно требованию Комиссии по ценным бумагам и биржам брокерские конторы должны быть готовы по запросу немедленно предоставить электронные записи за три года, а по закону о пенсионном обеспечении наемных работников электронная почта и другие документы, связанные со льготами для наемных сотрудников, имеют неограниченный срок хранения. Но если такие требования не относятся к контенту ваших блогов, вы можете на свое усмотрение решать, сколько его хранить. Как правило, электронные деловые записи, включая посты и комментарии в блогах, следует хранить столько же, сколько бумажные. Главное — последовательность и согласованность. Поскольку электронные деловые записи все чаще используются как доказательства в судебных процессах, многие компании продлевают срок хранения сообщений из электронной почты, IM-чатов, постов и комментариев из блогов и других электронных деловых записей.

1. Относитесь к постам и комментариям в блогах как к электронным деловым записям, которые нужно сохранять, архивировать и оперативно предоставлять суду в случае иска или регулятивному органу в случае расследования.

2. Определите, что значит в вашей организации «деловая запись». При необходимости формулируйте определения с учетом особенностей того или иного отдела.

3. Составьте официальные письменные правила сохранения деловых записей из блогов. Одновременно пересмотрите правила и принципы сохранения электронных данных, в том числе из электронной почты, программ для мгновенного обмена сообщениями, Интернета и интранета. При необходимости создайте или, если они существуют, обновите соответствующие правила, принципы и процедуры.

4. Ознакомьте сотрудников с нужной информацией об электронных деловых записях, включая записи в блогах, внутренними правилами сохранения постов из блогов, указаниями относительно контента, нормативными требованиями, а также мерами, которые будут приняты для соблюдения этих правил и нормативов.

5. Воспользуйтесь технологическими средствами, чтобы подкрепить делом правила и процедуры, предназначенные для управления рисками блогов и сохранения контента.

Читайте так же:

Комментарии запрещены.